Bedrijfsvoering

Bij de permanent lerende organisatie die we willen zijn past een continue doorontwikkeling van de organisatie en van de sturing op de bedrijfsvoering. Hiervoor investeren we in managementontwikkeling, programmatisch werken en programmatisch en projectmatig werken. Vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie blijven we investeren in de nieuwe manieren van werken door het verzorgen van trainingen op het gebied van programmatisch werken, projectmatig werken, procesverbetering en risicomanagement. Ook organiseren we regelmatig leercafé ’s en jaarlijks een brede netwerkdag voor alle medewerkers.

Als organisatie staan we niet alleen voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken, veel van deze taken zijn belegd bij samenwerkingsverbanden of keten-partners. Daar investeren we ook in de verbinding tussen het gemeenschappelijke belang en de ambities van West Betuwe. We investeren daarom ook in het professionaliseren van regie op onze samenwerkingsverbanden.

De aandachtspunten voor 2022 op het gebied van de bedrijfsvoering geven we weer in de volgende sub paragrafen:

1. Personeel en organisatie
2. Financiën
3. Inkoop
4. Informatisering en automatisering
5. Huisvesting

1. Personeel en Organisatie
De uitvoering van het programma voor organisatieontwikkeling Samen West Betuws Werken (SWBW) verloopt voorspoedig. De activiteiten die zijn uitgevoerd in 20222 en doorlopen in 2023 zijn:

• Verder invullen lerende organisatie waarbij medewerkers vaardigheden, kennis, houding en gedrag voor SWBW blijven ontwikkelen. In 2022 is het coördinatiepunt lerende organisatie geïmplementeerd.  Op basis van een evaluatie bouwen de academie voor het organisatieleren verder uit en zetten de lijn van leercafé’s en een netwerkdag ook in 2023 voort.
• Voortzetten optimaliseren van processen met LEAN. We leiden extra mensen op zodat meer teams beschikken over een expert in procesverbetering en het management is opgeleid in de principes van LEAN.
• Doorontwikkeling programmatisch en projectmatig werken, door de ontwikkeling en uitvoering van programma’s  in de praktijk en door coaching en opleiding.
• De inrichting en start van de flexibele kern.
• Opstellen strategisch personeelsplanning.
• Voorbereiden Samen West Betuws Werken in de nieuwe (t)Huisvesting.
• Doorontwikkeling capaciteitsplanning en portfoliomanagement.
• Voorbereiden medewerkerstevredenheidspeiling.
• Managementontwikkeling.

Overige aandachtspunten op het gebied van personeel en organisatie in 2022 waren:

• Doorontwikkelen teamplannen voor een goede sturing op de uitvoering.
• Verbeteren managementinformatie over de personeelsbudgetten en uitgaven (samen met BWB).
• Optimaliseren van de inzet van onze beleidscapaciteit.
• Opstellen en implementeren vitaliteitsbeleid (samen met BWB).
• Werving kwalitatief goed/deskundig personeel in relatie tot de arbeidsmarkt. We merken dat we als nieuwe, ambitieuze gemeente nieuwe medewerkers aantrekken. Toch zien we nu al moeilijk vervulbare posities, bijvoorbeeld op het gebied van Ruimtelijke ontwikkeling en bij BWB op het gebied van bedrijfsvoering. De kans is groot dat deze trend zich in 2023 voortzet, zie hiervoor ook het risicoprofiel in de paragraaf Weerstandsvermogen.

2. Financiën

Een belangrijk streven is, dat bestuur en organisatie zorgen voor een zo goed mogelijke inzet en benutting van onze financiële middelen.
Voorwaarde is, dat medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie grip hebben en houden op de budgetten en dat eventuele afwijkingen tijdig worden gemeld.  Hierbij is het van belang, dat we zorgen dat taken, rollen en verantwoordelijkheden helder zijn, en de betrokkenen beschikken over voldoende competenties. Bovendien is het van belang, dat de systemen die we gebruiken voor financieel beheer en financiële sturing, onze budgetbeheerders en -houders zo goed mogelijk ondersteunen.

Om de financiële sturing te versterken hebben we afgelopen jaar de volgende zaken ondernomen:

• Voor de perspectiefnota maakten we een doorrekening van de verwachte kosten. Daarbij hielden we rekening met demografische ontwikkelingen en verwachte prijsstijgingen.
• We zijn gestart met budgetgesprekken tussen de directie en budgethouders. Deze gesprekken dragen er aan bij, dat het financieel bewustzijn en handelen worden versterkt.
• We hebben een onderzoek laten uitvoeren naar de meest wenselijke positionering van de financieel administratieve en beheerprocessen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot de bestuurlijke keuze om deze werkzaamheden ook in de toekomst door Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) uit te laten voeren. De dienstverlening van de financiële afdeling van BWB zal verder worden verbeterd aan de hand van een aangescherpt ontwikkelplan.
• Samen met medewerkers van de financiële afdeling van BWB hebben we de nodige verbeteracties doorgevoerd om de administratieve en beheer processen beter te laten verlopen. Deze verbeteracties maken onderdeel uit van een ontwikkelplan. Heel specifiek zijn er verbeteringen doorgevoerd op het gebied van debiteurenbeheer en invordering en voor wat betreft het opschonen van tussenrekeningen.
• Met het implementeren van een verplichtingenadministratie (samen met BWB) hebben we pas op de plaats gemaakt. Hiervoor zal allereerst de actualiteit en betrouwbaarheid van de administratieve processen verbeterd moeten zijn.
• We hebben de voorbereidingen getroffen, zodat we in 2023 kunnen starten met ons project P-control. Dit project is er specifiek op gericht om de zorgen dat de sturing op financiële middelen die we inzetten voor de inzet van personeel – zowel eigen medewerkers als inhuur – wordt verbeterd.
• We hebben onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de begroting meer kerngericht in te richten. De uitkomsten hiervan worden in 2023 geconcretiseerd.
• We zijn gestart met het project om de programma-indeling van onze begroting aan te passen. Dit was een al langer gekoesterde wens van de Raad.

3. Inkoop
Goede inkoop is ondersteunend aan een goed budgetbeheer en het bereiken van de inhoudelijke doelstellingen. Met een professionele inkoopaanpak zorgen we voor rechtmatige aanbestedingen en een goede prijsstelling binnen de gewenste kwaliteit. De invoering van de Inhuurdesk met een dynamisch aankoop-systeem via BWB is een voorbeeld van een succesvolle professionalisering van dit onderdeel van inkoop.

• Inkoop taakstelling. In onze begroting is een taakstelling op het gebied van inkoop opgenomen. We onderzochten hoe we deze taakstelling het beste kunnen realiseren. De maatregelen die we treffen om deze taakstelling te realiseren worden met name in de eerste burap 2023 geëffectueerd.  
• In de doorontwikkeling van de professionalisering van de inkoopfunctie is vorig jaar de contractregistratie bij team inkoop belegd. We maakten een inhaalslag met het registreren van contracten/overeenkomsten in de contractmanagementmodule van het inkoop ondersteunend systeem Mercell.

Verder hebben we een start gemaakt met het opstellen van een gezamenlijke Inkoopbeleid 2023-2026 voor de gemeenten Culemborg, Tiel, West Betuwe en de BWB. Hierin zal aandacht worden besteed aan de diverse rollen en verantwoordelijkheden binnen de inkoopfunctie, in het bijzonder aan die betrekking hebben op het contractbeheer en contractmanagement.

• Voor het opstellen van de liquiditeitsplanning is gebruik gemaakt van de inkoopplanning.

Met de gemeenten Culemborg en Tiel en met BWB, werkt de gemeente West Betuwe op het inkoopgebied nauw samen. Zo worden er in het tweewekelijkse Inkoopcoördinatorenoverleg het beleid afgestemd, wordt kennis gedeeld en bespreken we de mogelijkheden om onze bedrijfsvoering te verbeteren.

4. Informatisering en automatisering
Op het gebied van informatisering en automatisering staat in 2022 een groot aantal onderwerpen op de jaarplanning van BWB en de gemeenten. Deze punten zijn ondersteunend aan onze dienstverleningsprocessen en interne processen. Belangrijke punten zijn:

• Informatiebeleidsplan

Voor het verbeteren van onze dienstverlening en bedrijfsvoering kunnen we zeer goed gebruik maken van informatietechnologie. We pakken dit planmatig aan en stelden daarvoor samen met BWB een informatiebeleidsplan op. Het plan is in concept gereed en geeft aan welke ambities we de komende jaren willen realiseren. In het tweede kwartaal van 2023 volgt het bijbehorende uitvoeringsplan waarin de bijbehorende projecten worden gepland.

• Vervangen van de website

We zijn gestart met een project om het technische systeem die zorgt voor ontsluiting van onze website te vernieuwen. De overgang naar dit nieuwe systeem vindt in 2023 plaats.

• Anonimiseren van persoonsgegevens

Informatie die we als gemeente openbaar maken dient (conform de AVG) te worden geanonimiseerd. Het anonimiseren is vaak tijdrovend. Het gebruik van annonimiseringssoftware biedt de mogelijkheid om deze werkzaamheden veel efficiënter uit te kunnen voeren. We zijn (in BWB-verband) een project getart, zodat we in 2023 van dergelijke software gebruik kunnen gaan maken

• Aanbesteding van een aantal applicaties.

De aanbesteding van het financieel systeem stelden we uit naar 2024 en de aanbesteding van het ondersteunende systeem voor het sociaal domein startten we in 2022 op. Hierbij onderzochten we eerst welke aanbestedingen we konden combineren met het oog op een urgente vervanging van de applicatie voor schuldhulpverlening. De laatste applicatie is aanbesteed en wordt in 2023 geïmplementeerd. De aanbesteding van overige applicaties in het sociaal domein schuift door naar 2023.

• Aanbesteding van een control tool

Het onderzoek naar en de aanbesteding van de controltool rondden we in 2022 af. De controltool gaan we gebruiken voor het vastleggen van audits, risico's en verzekeringen. Ook gaan we de tool gebruiken voor control op informatieveiligheid en privacy. De implementatie is inmiddels gestart.

• Datagestuurd werken

In 2022 startten we met het opstellen van de visie op datagestuurd werken. Vaststelling van de visie inclusief opstellen projectplan is gepland voor het tweede kwartaal 2023.

5. Huisvesting
(t)Huisvesting
Na een lange periode van voorbereiding en aanbesteding startte de aannemer aan het einde van het eerste kwartaal 2022 met de sloop- en bouwwerkzaamheden. Inmiddels is de opbouw van het paviljoen en van de plaza gerealiseerd (wind- en waterdicht). Het gehele gebouw is voorzien van nieuw glas in de bestaande kozijnen. Tevens zijn nieuwe puien geplaatst bij de personeelsingang en is de nieuwe trap in de ontvangsthal geplaatst.De zogeheten bouwkundige en installatietechnische voorzieningen bevinden zich alle in de realisatiefase.

We rondden de aanbestedingen voor het bedrijfsrestaurant, vaste en losse inrichting en voor de audiovisuele voorzieningen voor de Raad en het overige kantoor af met een gunstig resultaat (inhoud en binnen budget). We werkten het ontwerp voor de buitenruimte verder uit.
Wel zijn we geconfronteerd met vertraging in levertijden. Helaas is onvermijdelijk dat deze vertraging ook gevolgen heeft voor de opleverdatum. De geplande oplevering van de volledige bouw en de verhuizing schuift hierdoor door tot na de zomervakantie 2023.

Gemeentewerf

In 2022 selecteerden we via een Europese aanbestedingsprocedure de architect en ontwerpteam voor het ontwerp van het kantoor, de overige opstallen en de terreininrichting. Ook voerden we diverse deelonderzoeken uit en startten we met de voorbereiding van de te doorlopen ontheffings- en vergunningprocedures. Met de provincie Gelderland sloten we een realisatieovereenkomst. Hierin hebben we onder andere afgesproken dat de gemeente optreedt als penvoerder en formeel opdrachtgever bij het opstellen en het realiseren van het ontwerp.

Informatiebeveiliging en Privacy

Dreigingen uit de digitale wereld hebben tegenwoordig direct invloed op de fysieke wereld. Een goede beveiliging van informatie is van wezenlijk belang voor een gemeente. Naast het feit dat we de informatie nodig hebben voor de uitvoering van onze taken, beheren we ook allerlei privacygevoelige informatie van onze inwoners. De hacks van de gemeente Hof van Twente en de gemeente Buren hebben het belang van informatiebeveiliging benadrukt.

Beoogd resultaat
Het beoogde resultaat is een professionele informatiebeveiliging die voldoet aan de vereisten van de huidige richtlijn voor informatieveiligheid, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Dit geldt zowel voor de technische, organisatorische als menselijke aspecten (bewustwording) rondom informatieveiligheid. In 2022 hebben we belangrijke stappen gezet om de volwassenheid van informatieveiligheid op een hoger niveau te brengen. Echter, gezien de voortdurende veranderingen in digitale dreigingen, moeten we blijven investeren in informatiebeveiliging. We streven naar optimale veiligheid, wat betekent dat de beveiligingsmaatregelen effectief moeten zijn om de risico's op informatiesystemen en processen te minimaliseren.

Activiteiten
In 2022 is het project “implementatie BIO” afgerond. Restpunten uit dit project worden in de loop van 2023 opgepakt. Onderdelen als ‘beveiliging van mobiele apparaten’ (MDM) en identiteit- en toegangsmanagement (IAM) zijn in grote lijnen geïmplementeerd en worden de komende tijd uitgebreid en waar nodig bijgesteld. Er is ook centraal (bij BWB) ruimte vrijgemaakt voor het aanstellen van een Information Security Officer (ISO) die als ondersteuning van de CISO aan de slag gaat.

We zien een toenemend aantal hacks en dreigingen in de digitale wereld. Hierdoor zijn we genoodzaakt om extra technische maatregelen te nemen. De belangrijke maatregelen zijn:

• De implementatie van 2-Factor authenticatie (2FA). Dit is gekoppeld aan de vervanging van hardware, die gepland staat voor het 2e kwartaal 2023.
• Monitoring en bijsturing op de veiligheid van ons netwerk.

Naast de technische aspecten hebben we ook aandacht besteed aan organisatorisch aspecten en menselijk factor. In 2022 zijn we druk bezig geweest met de voorbereidingen van een bewustwordingscampagne genaamd "Bewust in Control". Deze campagne bevat vier onderdelen:

• Microlearning, wekelijks één korte vraag per e-mail
• E-learningen over informatieveiligheid en privacy
• Bijeenkomsten per organisatie
• Cyberoefening met directie en bestuur.

Algemene verordening gegevensbescherming/privacy

In 2022 is het niet gelukt om een privacy officer te werven. Onder andere hierdoor hebben vrijwel alle geplande activiteiten vertraging opgelopen. Het college heeft in november 2022 een nieuw privacybeleid vastgesteld. Er zal een werkplan opgesteld worden met de stappen en acties voor 2023 die nodig zijn om op een aantoonbare wijze naleving van de privacywetgeving te borgen binnen de gemeente West Betuwe. In 2023 wordt er een privacy officer ingehuurd en wordt de werving weer opgestart. Dit betekent onder meer dat hiervoor uiterlijk eind 2023 processen ingeregeld zullen zijn en dat de benodigde documentatie aanwezig is. Middels een periodieke GAP-analyse zal de voortgang worden gevolgd.

Personele kosten

Formatie en loonkosten 2022
Voor de uitvoering van de gemeentelijke taken, projecten en programma’s beschikten we eind 2022 over een formatie van 269 fte. Van de beschikbare formatie was eind 2022 264 fte ingevuld. De begrote loonsom voor 2022 bedroeg ongeveer 21.500.000 euro. Op het totale salaris budget is een voordeel van 973.000 euro in 2022. Dit voordeel is toegevoegd aan de bestemmingsreserve Flexibele Kern conform het raadsbesluit bij de decemberwijziging 2022.

Externe inhuur 2022
Inhuur geschiedt op bestaande budgetten voor bijvoorbeeld personeel en projecten. We beschikken niet over specifieke inhuurbudgetten. We huren in omdat de formatie niet voorziet in piekwerkzaamheden, bijvoorbeeld grotere projecten die binnen beheerplannen of projecten gepland worden of door ziekte. We huren dan in ten laste van projectbudgetten en beschikbaar budget binnen de beheerplannen. Voor flexibiliteit in de organisatie kiezen we er soms voor om vacatures bewust nog niet in te vullen en huren we in ten laste van het vacaturegeld.

Ziekteverzuim
In 2022 was het ziekteverzuimpercentage 6,52%. In het jaar 2022 heeft het ziekteverzuim zich gestabiliseerd. Na een toename in de coronatijd en medewerkers met long covid klachten is er veel geïnvesteerd in preventieve aanpak. Daar waar landelijk een stijging is te zien is het in onze gemeente gelukkig stabiel mede door deze extra inzet. Verder is gestuurd op het zo snel mogelijk weer (deels) aan het werk te gaan. Hiermee wordt de terugkeerdrempel lager en de extra werkdruk bij de collega’s zo beperkt mogelijk gehouden.  Voor de komende jaren blijft het noodzakelijk het verzuim strak te blijven volgen en beleid te ontwikkelen over vitaliteit en gezondheid.

Overige kosten

Huisvestingskosten
Het jaar 2022 was het jaar van de start van de verbouwing van het gemeentehuis. Gedurende dit jaar zijn we gehuisvest op meerdere locaties. De tijdelijke meerkosten van de huisvesting betalen we voor een deel uit het krediet voor de (t)Huisvesting en uit de overige budgetten van Kuipershof 2 en 4. In totaal hebben we voor de huisvestingskosten in 2022 650.000 euro uitgegeven.

BWB
De Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB) verzorgt voor West Betuwe reguliere taken op het gebied van P&O, informatiebeheer, informatie-management, ICT, financieel beheer, interne controle en vanaf 2022 ook facilitaire zaken. Hiervoor dragen wij bij in de kosten van deze gemeenschappelijke regeling. Daarnaast voert de BWB via het jaarplan diverse projecten uit die door de deelnemende gemeenten apart betaald worden. Het gaat onder andere om grotere projecten op het gebied van de ICT infrastructuur en de implementatie van applicaties.  

Uitgaven bedrijfsvoeringsbudgetten 2022:

 Rechtmatigheid

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording werd verwacht voor 2022, maar is bij de vaststelling van de wet door de Eerste Kamer uitgesteld naar 2023. Vanaf het boekjaar 2023 moet het college verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. Tot en met de jaarrekening 2022 geeft de accountant een oordeel over de financiële rechtmatigheid, naast het oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording sluit aan op het doel van onze organisatie om (nog) meer in control te komen.

In 2022 uitgevoerde acties in de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording:
1. Medewerkers Verbijzonderde Interne Controle (VIC) deden een regelmatige check op opzet, bestaan en werking van de processen, volgens de planning uit het interne controleplan. Deze controles gaven input voor verdere procesverbetering.
2. We herstelden gesignaleerde fouten door onder andere het nemen van herstelbesluiten. Een verbetering ten opzichte van eerdere jaren was, dat we fouten al in het boekjaar konden herstellen en processen verbeterden in plaats van na afloop van het jaar.
3. We maakten een start met het beschrijven en verbeteren van voor de rechtmatigheidsverantwoording relevante processen.

 Omdat we de VIC en een aantal bedrijfsvoeringsprocessen hebben ondergebracht bij de Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB) pakten we een deel van deze acties samen met BWB en de gemeenten Tiel en Culemborg op.